Referat bestyrelses møde 5. sep. 2018

 

Referat af bestyrelsesmødet d. 5. sept. 2018 kl. 10.00

 

Afbud: Allan

Pkt. 1 – ok

Pkt. 2 – ok

Pkt. 3 – Birte spørger til Sempre, hvor Heidi repræsenterer os. Heidi har forsøgt at dele Facebook opslagene med os, men det var ikke muligt. Projektet kører ikke meget og bliver fremover kørt som en ny Facebook side, hvor Heidi fortsat repræsenterer os. Der bliver afholdt møde desangående i nærmeste fremtid.

 

Birte har klippet en artikel ud fra Kristeligt dagblad vedr. en fond som kunne søges til projekter med kirkeligt samspil. Ute har videresendt artiklen til enkelte præster. Der var ansøgningsfrist i slutningen af august.

 

Birte spørger til Persondataloven. Ute vil drøfte, hvad de andre Frivilligcentre har gjort på netværksmødet i morgen. Det har jeg gjort og fandt frem til mange forskellige modeller. Personligt kunne jeg bedst lide den, hvor vi på hjemmesiden orienterer om reglerne og info om, hvordan vi som Frivilligcenter behandler den.

 

Birte spørger til kurser for bestyrelsen. Ute orienterer, at der er undersøgt kurser i dirigentfunktion, da Birgit gerne ville oplæres på det punkt. Der er ikke nogen bud pt., men vi aftaler, at Birgit følger Ute i den næste runde og dermed får indblik i hvordan det foregår. Lone orienterer ligeledes, at hun selv er oplært til det og gerne klæder Birgit på.

 

Gå dig glad – er godt i gang. Nu både i Tønder og i Løgumkloster. Selvhjælp Sydvest har budt ind med, at de også gerne vil være med og har et par frivillige, der måske vi løfte opgaven der også. Vi har fået tilsendt refleksveste og Ute har ansøgt Sydbankfonden om penge til regnslag med gå dig glad og Frivilligcenter Logo. Vi afventer svar.

 

Birte fortæller om møde i Skærbæk om høreforeningen og undrer sig over opslaget der er udarbejdet i forbindelse med et kommende arrangement i Løgumkloster / Center Royal. Ute undersøger, om opslaget er det endelige resultat. Der er i mellemtiden kommet en ny og endelig udgave, som er sendt ud af Inga Benzon.

 

Birte fortæller om et interessant samarbejdsmøde med UiU (unge i uddannelse), som blev afholdt her på kontoret d. 20. august. Udover Birte, deltog Lis, Heidi og Ute. Lis deltager fremover i relevante møder her, da det fint kan lægges i hendes timer af PUF puljen.

 

Der er netværksmøde i region syd d. 21. november i Fredericia. Marker datoen, for de af jer der gerne vil deltage.

 

Birte gennemgår Frises nyhedsmail. Den annoncerede lederuddannelse, bliver afviklet i oktober og november og vi vurderer, at det heller ikke i denne omgang bliver relevant for Ute. Det er for tidskrævende og komprimeret.

 

Pkt. 4 – Ute fortæller, at vi har fået teleslyngen i hus nu og præsenterer kort brugen af den. Første gang den skal bruges, er til Frivillig Fredag.

 

Vi har fået Heidi Borg Bokelund i nyttejob – en ny ordning via kompetencecentret. Heidi er her pt. I ca. 20 timer ugentligt og kan øges i tid op til 34 timer. Heidi falder godt ind i huset og er bl.a. primus motor i ”gå dig glad” – både i Tønder og i Løgumkloster.

 

Vi gennemgår og drøfter udkastet til en samarbejdsaftale fra Tønder kommune og de bidrag der er kommet fra bestyrelsen. En lang debat endte ud med, at Ute skriver sammen igen og sender et nye udkast ud snart.

 

Drøftelse af, at bruge Frivillighedsrådet mere aktivt ved behov for kontakter ind i kommunen og pointering af, at vi ønsker, at al frivillighed skal organiseres enten via Frivilligcentret eller en frivillig forening.

 

Bestyrelsen skal snarest gennemgå den nuværende ansættelseskontrakt og funktionsbeskrivelse med henblik på at få en relevant / ajourført udgave. Der skal ligeledes arbejdes med en APV, som alle Frivilligcentre skal have gennemgået. Der er aftalt ekstraordinært bestyrelsesmøde d. 27. september kl. 11.00 vedr. vores strategi og samarbejdsaftalen med kommunen. Her må vi også finde tid til at gennemgå den nye kvalitetsmodel / udkast fra Frise, da den er i høringsrunde fra d. 27.9-4.10, hvor vi har mulighed for at komme med indspark.

 

Husk samarbejdsmøde med Frivillighedsrådet d. 3. oktober kl. 14.00 her i huset. Der bliver snarest sendt en dagsorden ud.

 

Orientering om ”City info” – info tavlerne i hele kommunen. Vi har fået et godt tilbud, som vi blev enige om at prøve i en forsøgsperiode. Første opslag er allerede aktivt og handler denne gang om vennekredsene. Ute sender mail ud til vores medlemsforeninger, for at få et billede af, om det er noget foreningerne kan se sig selv være med i. I så fald, kunne vi arbejde med en slags medfinansiering via kontingentet.

 

Valgmøde i Medborgerhus fonds bestyrelsen d. 25. september kl. 19.00. Bestyrelsen deltager i det omfang det er muligt. Vi har stadig brug for en repræsentant fra Frivilligcentret.

 

Lone og Ute har en aftale med Hella Bossen, lønkontoret vedr. afklaring af projektmidler, lønninger og andre hængepartier. Mødet bliver afholdt tirsdag d. 11.9. kl. 11

 

Gennemgang og ajourføring af årshjulet.

Lene har et forslag til foredrag omhandlende økonomisk rådgivning.

Ute gennemgår alle projekter og møder der er afholdt og / eller ventes afholdt.

 

Møderne med kommunen vedr. hhv. Utes sygdomsforløb og Frivilligcentret virke, samt mødet vedr. lokaler, er blevet flyttet flere gange og vi afventer nu en ny dato for sidstnævnte. Begge møder bliver dog afholdt i løbet af sept. / okt. Herefter venter et møde vedr. samarbejdsaftalen, hvor jeg vil lægge op til, at alle i bestyrelsen kan deltage. Der er endnu ikke nogen dato herfor, da kvalitetsmodellen først skal være godkendt og vores udkast være klar.

 

Pkt. 5 – fin gennemgang af regnskabet v. Lone. Både PUF, TRYG, FRIG og kommunalt tilskud er kommet på kontoen. PUF midlerne står særskilt på projektkontoen, da de altid skal være adskilt fra øvrige midler. Lone og Ute vil undersøge refusionen fra kommunen og høre Hella Bossen om beløbet er korrekt.

 

Pkt. 6 – årshjulet – blev drøfte under pkt. 3

 

Pkt. 7 – evt. vi har taget kontakt til Bowler Inn vedr. julefrokost buffet og har fået tilsendt nogle datoer. Alle blev enige om d. 16. nov. Kl. 17.00. Allan ønsker ikke at deltage.

 

Jeg håber, at jeg har husket det hele. Det var et langt, godt og informativt møde. ?

Aktivt Ældreliv